Konzeption und Gestaltung einer mandantenfähigen KI-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen für appsolvia
Für die appsolvia GmbH, ein Softwareunternehmen in der Nähe von Augsburg mit über 25 Jahren Erfahrung in der individuellen Softwareentwicklung, gestalten wir seit Ende 2025 die vollständige UX/UI einer mandantenfähigen KI-Plattform. Die Plattform ermöglicht kleinen und mittleren Unternehmen den Zugang zu maßgeschneiderten KI-Lösungen, ohne technisches Vorwissen vorauszusetzen. Das Produkt befindet sich aktuell in aktiver Entwicklung.
Projektumsetzung und Strategie
Unsere Leistungen
Wir waren von Beginn an aktiv in die Produktstrategie eingebunden. Die frühe Mitarbeit umfasste die Dokumentation von Kundenwünschen, gestalterischen Richtungen, Inspirationen und klaren No-Gos in FigJam, die als gemeinsame Grundlage für alle weiteren Designentscheidungen dienten. Ergänzend erstellten wir einen Persona-Fragebogen, der die Bedürfnisse der primären Zielgruppe systematisch erfasste.
Der gestalterische Aufgabenbereich umfasst den vollständigen Design-Prozess inklusive Aufbau eines Styleguides auf Basis des bestehenden Appsolvia-Brandings sowie die Gestaltung von über 200 Interface-Screens für drei Nutzerrollen: User, Admin und Superadmin. Dazu gehören plattformeigene Module wie App-Builder, App-Store, Mandanten-Management, Mandanten-Dashboard, Notification-Screens und E-Mail-Templates sowie mandantenspezifische Custom-Apps, die individuell auf die Arbeitsprozesse einzelner Kund:innen zugeschnitten sind, zum Beispiel ein automatisierter Dokumenten-Vergleich.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Konzeption und dem Setup einer KI-Instanz, die direkt in den Figma-Workflow eingebettet wird. Durch ihre gezielte Konfiguration übernimmt sie Design-System-Aufgaben und vereinfacht die Übergabe an die Entwicklung deutlich.
Herausforderungen und Lösungen
Die größte gestalterische Herausforderung liegt in der Präzision der Zielgruppenansprache. Die Plattform richtet sich an Unternehmer:innen und Geschäftsführer:innen kleiner Betriebe, deren Zeit eine knappe Ressource ist und die hohe Ansprüche an Effizienz und Benutzerfreundlichkeit haben. Ein Interface zu gestalten, das KI-Funktionen so direkt und selbsterklärend zugänglich macht wie eine vertraute Geschäftsapplikation, erfordert den gezielten Einsatz von UX-Ansätzen wie Mental Model Alignment, Progressive Disclosure und aufgabenorientiertem Interface Design. Hinzu kommt die Vielseitigkeit der Plattform: Sie muss für sehr unterschiedliche Use Cases funktionieren, vom automatisierten Dokumentenvergleich über einen KI-gestützten Büroeinrichtungsberater bis hin zu einem Social-Media-Posting-Generator, und dabei stets konsistent und übersichtlich bleiben.
Der Kern der Plattform ist ein KI-gestützter App-Builder: Mandanten-Admins erstellen maßgeschneiderte Apps, die anschließend im firmeneigenen App-Store für alle Nutzer:innen bereitstehen. Im Unterschied zu generischen KI-Assistenten wählen Nutzer:innen die Interaktionsform selbst, ob als offener Prompt, strukturiertes Formular oder geführtes Quiz. Das Chatbot-Interface wurde bewusst klar und reduziert gehalten: eine zentrale Eingabemaske mit persönlicher Begrüßung und drei Quick-Action-Karten für die häufigsten Aktionen. Für Apps mit strukturiertem Input entwickelten wir ein Quiz-Interface, das Nutzer:innen gezielt durch den Eingabeprozess führt.
Für die Umsetzung nutzen wir Figma, FigJam, Notion und Azure DevOps. Die visuelle Designrichtung leitet sich aus dem bestehenden Branding von appsolvia ab: aufgeräumt, professionell und zugänglich, mit einer ruhigen türkis-grünen Farbpalette und klarer Typografie, die das Markenbild konsequent weiterführt.
Ergebnis
Die Plattform befindet sich in aktiver Entwicklung und wird laufend um neue Features und App-Module erweitert. Die ersten Mandanten nutzen das Tool bereits produktiv im Tagesgeschäft. Mit einer der Apps konnte ein Arbeitsaufwand, der zuvor mehrere Stunden in Anspruch nahm, auf wenige Minuten reduziert werden, bei gleichzeitig höherer Präzision. Das Feedback zur Plattform und zur gestalterischen Qualität ist durchweg positiv: Die klare, reduzierte Gestaltung wird als intuitiv und angenehm empfunden.
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